การจัดการปัญหาเรื่องการประชุม

ตอนแรกก็เขียน blog เรื่องนึงอยู่แต่มานึกขึ้นได้ว่าเราน่าจะเขียนเรื่องประมาณนี้ ประกอบกับเจอเรื่องราวที่คล้ายกันเกิดขึ้น

อาจจะมีบางคนที่ยังไม่ทราบว่าผมทำงานเป็น Consultant อยู่ที่บริษัทแห่งนึงที่ขึ้นชื่อว่างานหนักใช้ได้ และงานก็หนักจริงๆ แต่ที่น่าแปลกใจคือยังมีคนที่ยังมีชีวิตรอด และบริษัทก็ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ ทำให้ผมเปลี่ยนหา Strategy มารองรับงานที่ถาโถมเข้ามา เช่น ประชุมทั้งวัน ทั้งประชุมเพื่อหารือ ประชุมเพื่อเช็คคุณภาพงาน ประชุมเพื่อเตรียมนำเสนอกับลูกค้าที่เป็นทีมทำงาน ประชุมเพื่อนำเสนอกับลูกค้าที่เป็นทีมอนุมัติ ประชุมกับลูกค้าที่เป็นทีมกฏหมายและเกี่ยวกับเรื่องความเสี่ยง ยังไม่รวมกับประชุมเกี่ยวกับกิจกรรมภายในที่ผมไปหาเรื่องมาอีกนะ

จนมาถึงจุดๆหนึ่ง ผมเริ่มพบว่า ผมไม่มีเวลาทำงานเลย วันๆเอาแต่ประชุม ยิ่งพอเป็นตำแหน่ง Leadership ทำให้ต้องเค้าประชุมเพื่อ Support น้องๆในทีมอีก งานไม่เคยเลิกตรงเวลาสักเท่าไร ประชุมช่วงทำงาน และมานั่งทำงานของตัวเองจริงๆหลังเลิกงาน ตอนที่ไม่มีใครมารบกวนแล้ว หรืออย่างน้อยก็อ้างได้ว่ามันนอกเวลางาน เพื่อเอาเวลามาทำงานของตัวเองจริงๆ

กลับไปที่ แล้วทำบางคนถึงเอาตัวรอดได้ และยังมชีวิตอยู่ในวงการนี้ ทั้งๆที่เค้าก็เข้าประชุมด้วยกัน

(ลืมบอกไปว่า ตอนนี้ส่วนใหญ่เป็นประชุม Online เพราะทีมงานส่วนใหญ่ จะอยู่ต่างประเทศ)

ผมก็เริ่มสังเกต วิธีการเอาตัวรอดของแต่ละคน รวมถึงหาข้อมูลจากคนเก่งๆหลายคน เพื่อนำมาปรับใช้กับตัวผมเอง วิธีของแต่ละคน และแนวทางการรับมืออาจจะแตกต่างกันไปแล้วแต่สถานการณ์หรือโปรเจค แต่ทั้งหมดมีเป้าหมายเดียวกันคือ ทำให้คุณอยู่รอด กินข้าวครบทุกมื้ออย่างไม่เร่งรีบ(เกินไป) มีเวลาไปทำอย่างอื่นบ้าง และเข้านอนตามปกติแบบไม่ฝันร้าย 

Step 1 ทำให้ทุกคนรับทราบว่าคุณกำลังถูกอัดไปด้วยประชุม

ในการทำงานของผมเวลาคนจะยิงนัดประชุมมาจะต้องใช้ Microsoft team ก็จะมี

• บางคนที่ส่งนัดมาเลย โดยไม่ได้ถาม
• บางคนที่ถาม แต่สุดท้ายก็เลื่อนเวลาเพราะคนอื่นไม่ว่างแต่ไม่ได้กลับมาเช็คกลับเรา
• บางคนที่ใช้ Feature ‘Scheduling Assistance’ หรือน่าจะเป็นตัวช่วยในการนัดหมาย ก็อาจจะพบว่าแทบไม่เหลือช่องว่างให้นัดเลย

เหตุการณ์นี้คนที่สูงกว่าเรามักจะเข้าใจ แต่เค้าไม่ได้จะแก้ปัญหาให้เรา เราต้องแก้ปัญหาของตัวเอง แล้วบอก Solution หรือทางออกให้เค้าต่างหาก

Step 2 ใช้กฏ 80/20

กฏบ้านี้ผมได้ยินมานาน แต่ไม่เคยเข้าใจเลย จนกระทั้งมาเจอกับตัวเอง

The idea is that out of your entire task list, completing 20% of those tasks will result in 80% of the impact you can create for that day

ถ้าจะอธิบายให้เข้าใจในแบบของผมที่ เอามาประยุกต์ก็คือ ถ้าการทำงานของคุณ 1 ชั่วโมงให้ output ของงานได้แค่คนอื่นทำ 1 ชั่วโมงเหมือนกัน ให้เลือกทำงานนั้นซะ หมายความว่างานที่คุณกำลังทำ (20% ของแรงหรือเวลาที่ลงไป) ต้องสร้างผลลัพท์ออกมาได้ 80% หรือ 4 เท่า

บางคนอาจจะงงละตอนนี้ ผมเองก็งง คือมันจะมองได้ชัดขึ้นเมื่อคุณก้าวออกมาเป็น Leader ในทีม หรือมองในมุมของ Manager เช่น ถ้าทุกคนมีเวลาเท่ากัน มีงานเยอะพอกัน คุณควรจะเลือกทำสิ่งนี้ถ้า

• ให้คนอื่นหรือน้องในทีมที่ว่างเข้าประชุมแล้วสรุปรายงานประชุมมาให้ คุณสอนน้องเขียนรายงานการประชุม 20 นาที แต่คุณไม่ต้องเข้าไปนั่งฟัง 120 นาที
• งานทีคุณเลือกให้สร้างผลประกอบการมากขึ้นกว่างานอื่นๆ หรืองานที่เลือก ทำให้ลดเวลาในการทำงานอื่นๆไปได้มากกว่าอย่างเห็นได้ชัด
• งานที่คุณทำ สามารถทำให้คนอื่นประหยัดเวลาไปได้เมื่อเทียบกับ 4 คนทำในเวลาเท่ากัน

มันก็คือการ Prioritize หรือการจัดลำดับความสำคัญของงานนั้นเอง

Step 3 ใช้เวลา 15 นาที เพื่อวางแผนในแต่ละวัน

การวางแผนเพื่อรับมือเรื่องของการใช้เวลาในแต่ละวัน หรือสัปดาห์เพื่อให้คุณสร้าง Limitation ของตัวเอง รวมถึงจัดการสิ่งที่เข้ามาอย่างเหมาะสม บางทีคุณอาจจะวางคร่าวๆทั้งอาทิตย์ก่อน แล้วปรับแผนตามแต่ละวันที่อาจะเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงได้

Step 4 90 mins Time blocking

เป็นวิธีที่ผมใช้บ่อย หลังจากที่เรา Prioritzed งานในขั้นตอนที่ 2 แล้วถึงเวลาที่เราต้องตั้งหน้าตั้งตาทำงานอย่างไม่มีอะไรกวนใจ (Deep Work) เพื่อให้ผมลัพท์มันออกมา 4 เท่าหรือมากกว่าจริงๆ ทุกอย่างที่เกิดใน 90 นาทีนั้นเราจะไม่สนใจ เลย หรือถ้าสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนก็บอกว่าเดี่ยวกลัมาตอบ หรือแม้กระทั้งปฎิเสธไปเลย

หนังสือหลายเล่มแนะนำให้เลือกเวลาก่อนเที่ยง เพราะเป็นช่วงที่สมองยังไม่เหนื่อยล้ามาก และไม่ต้องแบกรับภาระการย่อยอาหารหลังจากข้าวเทียงที่อาจจะทำให้คุณง่วงนอนได้ ซึ่งผมเห็นด้วย บางวันผมถึงกลับ block ไว้เช้ากับบ่ายกว่าๆเลย 

Step 5 วางแผนรอบรับกับการประชุมที่ไม่คาดหมาย

เป็นผลต่อเนื่องมาจากข้อ 4 เมื่อคุณ block เวลาทำงานแบบ Deep work ในตอนเช้าแล้ว ทุกอย่างคุณปัดไปตอนบ่ายให้หมด แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะรับนัดหมดทุกอย่าง ถ้าคุณว่างจริงๆก็อีกเรื่องหนึ่ง แต่ถ้าคุณมี Resource จำกัดให้นึกถึงข้อ 2 ไว้

บางทีผมถามคนนัดทันทีเลยว่า ต้องการให้ผมเข้าไหม ต้องการอะไรบ้าง และส่วนที่ผมต้องให้ความสำคัญคือประมาณกี่โมงถึงกี่โมง ผมจะได้ไม่ต้องเข้าไปนั่งรอ เข้าไปเฉพาะเวลาที่ต้องการผมเท่านั้น ถ้ามองกลับกันคนนัดก็ต้องคิดถึงคนที่รวมประชุมด้วย การประชุมที่มีประสิทธิภาพ 

• ควรมีกำหนดการและเวลาชัดเจน คนที่ยิงมาส่งๆถือว่าไม่เป็นคนไม่เก่ง ประชุมไม่เป็น การกำหนดหัวข้อการประชุมถ้า Pro หน่อยควรจะมีเวลากำหนด เช่น ประชุม 1 ชั่วโมงจะมี Agenda A 30 นาที จากนั้น Agenda B อีก 30 นาที คนที่จำเป็นต้องเข้า Agenda B เค้าจะได้ไม่ต้องเข้าตามเวลาเป๊ะ ยังพอไปทำงานอื่นก่อนได้
• ควรมีการกำหนดว่าใครต้องเข้าเพื่อตัดสินใจ (required) ใครที่เข้าก็ได้เพื่อรับรู้แต่ไม่จำเป็น (optional)
• การประชุมเป็นการสนทนาเพื่อแจ้งให้ทราบหรือเพื่อตัดสินใจ ไม่ใช้เพื่อหาทางออกหรือหาไอเดีย หรือสนทนาแบบไร้ทางเลือก ผู้จัดประชุมควรหาทางออกรองรับไว้แล้ว และมานำเสนอเพื่อให้รับทราบร่วมกัน หรือมีตัวเลือกที่จำกัดเพื่อให้ผู้ร่วมประชุมตัดสินใจร่วมกันโดยจำกัดเวลา
• บางประชุมอาจจะมีการส่งเอกสารหรืออะไรให้อ่านล่วงหน้า เพื่อให้ประหยัดเวลาในการทำความเข้าใจ เพราะแต่ละคนอาจจะใช้เวลาในการทำความเข้าใจ หรือตัดสินใจที่ต่างกัน เมื่อเข้ามาประชุม อาจจะมีเป็นการถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อหาข้อสรุปได้ ทั้งนี้ต้องเขียนให้ชัดเจนใน Agenda หรือแม้กระทั้งส่งข้อความส่วนตัวแยกต่างหาก เพื่อให้เค้ารับทราบ

Step 6 พยายามหาทีมหรือน้องๆช่วยจดรายงานการประชุม

การประชุมที่ดีต้องมีข้อสรุปอย่างชัดเจน เช่น ใครพูดหรือแจ้งประเด็นเรื่องอะไร ใครเป็นคนที่มีหน้าที่ในการรับต่อ และจะเสร็จเมื่อไร คนที่มีหน้าที่ Lead การสนทนาบางครั้งต้อง Focus กับ Dynamic ของคนที่เข้าร่วมประชุม ซึ่งอาจจะเป็นการรับมือเฉพาะหน้า เมื่อจบประชุมอาจจะลืม หรือตกหล่นได้ 

หาทีมงานมาช่วยสรุปสั้นๆ และส่งเมลเป็น meeting minutes ก่อนจบวันทุกครั้งเพื่อให้การประชุมมีแผนการติดตามที่ชัดเจน มันโอเคที่เราอาจจะส่งมอบหรือทำให้เสร็จไม่ทันตามที่รับปาก แค่เราต้องบอกให้ชัดเจนว่าปกติต้องใช้เวลา XX วัน แต่เราจะลองทำดูก่อน ถ้าไม่ทันเราจะ Focus ที่ item 1,2,3 ก่อน แล้วจะทำ 4,5,6 ต่อจากนั้น และต้องให้แน่ใจว่า meeting minutes มีข้อความนั้นอยู่ ถ้าเราไม่ได้เขียนเอง เราอาจจะ Reply all เสริมไปก็ได้

https://slidemodel.com/templates/project-management-pack-powerpoint-templates/meeting-minutes-template-of-projects/

Step 7 บางทีเราอาจจะไม่ต้องการการประชุมก็ได้

เป็นเรื่องธรรมดาที่เราอาจจะอยากเล่าอะไรบางอย่าง หรือกลัวคนอื่นไม่เข้าใจ บางทีก็ต้องการแค่อยากได้ยินเสียง แต่นั้นอาจจะเป็นการสิ้นเปลืองเวลาทั้งตัวเองและคนอื่น เราอาจจะส่ง Email ไปหาทุกคนก่อน เพื่อให้ทุกคนรับรู้ว่า อะไรเกิดขึ้น อะไรเป็นหลักฐาน เราจะแก้ไขปัญหาหรือรับมือได้อย่างอะไร แล้วจบท้ายแค่ว่า เรามีเวลาให้คุณอ่าน ศึกษาและตัดสินใจถึงวันนี้ ถ้ามีคำถามสามารถติดต่อใครได้ถึงเมื่อไร หรือถ้าต้องการประชุมจริงๆค่อยนัดเวลากัน

Step สุดท้าย ประชุมในวงใหญ่

บางทีการประชุมอาจจะมีหลาย Agenda หลายทีมที่เกี่ยวข้องถึงแม้เรื่องราวจะสำคัญ ต้องการการตัดสินใจในไม่กี่ชั่วโมง แต่เราสามารถจัดลำดับได้ ตัวอย่างเช่น ผมกำลังอยู่ Agenda ที่ 2 จาก 4 แต่ด้วยความที่หลายอย่างยังไม่ชัดเจนต้องให้อีกทีมอธิบายซึ่งอาจจะเป็น 5-10 นาที หรืออาจจะชั่วโมง ผมยังเหลืออีก 2 Agenda ที่ต้องตัดสินใจวันนี้เหมือนกัน ผมก็จะบอกไปเลยว่าขอพักอันนี้ไว้ก่อน แล้วเดี่ยวอาจจะนัดแยกต่างหากหลังจากจบเรื่องนี้ เพื่อให้คนอื่นสามารถดำเนินการต่อไปได้ โดยไม่กระทบเวลาของคนส่วนใหญ่

การทำงานในวงการ Consultant หรืออื่นๆ จำเป็นจะต้องมีการประชุมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่คุณสามารถสร้างรูปแบบการประชุมที่ดีได้ หรือจัดการเวลาทางฝั่งของคุณและช่วยคนอื่นจัดสรรเวลาของตนเองได้ เพราะคุณต้องเอาเวลาไปทำงานของตัวเอง กินข้าวและพักผ่อน ยกเว้นว่า Job description ของคุณคือประชุมมันอย่างเดียว