ค่าจ้างทำงาน

ภาพไม่เกี่ยวกับงานแต่อย่างใด แต่เป็นภาพที่ผมถ่ายภาพแรกๆตอนผมไปถึง New York City เมื่อปี 2015

เรื่องนี้เขียนไว้นานแล้ว แต่ผมอยากจะให้ทุกอย่างมันจบจริงๆก่อนที่จะนำมาเล่า ดังนั้นเวลาจะไม่อิงกับวันที่จริงๆ {alertWarning}

ในโปรเจคล่าสุดที่ผมกำลังทำและกำลังจะได้ต่อสัญญาไปอีก 6 สัปดาห์ บางคนอาจจะคิดว่าทำไมต่อสัญญาแค่ 6 สัปดาห์ เอง ต้องบอกว่าเลยค่าจ้างออกแบบของผมกับน้องในทีมราคาไม่ถูก การต่อสัญญาจึงว่ากันเป็นสัปดาห์บ้างเดือนบาง ตามแต่งบประมาณ ความพึงพอใจ และการมองเห็นภาพที่ชัดขึ้น

ผมเองเพิ่งได้กลับมาทำงานในฐานะของ Manager ในองค์กรขนาดใหญ่มากๆ ก่อนหน้านี้ทำบริษัทที่มีพนักงานราว 50-70 คน ผมก็ได้เป็น Manager แต่ความกดดันมันต่างกันมากๆ

ด้วยความที่เป็น Project แรกในฐานะ Manager ที่ต้องวางแผนงานในกรอบที่บีบบังคับมากๆ การออกแบบ Digital Product สำหรับใช้ในต่างประเทศ ที่มีความซับซ้อนของระบบ การใช้งานและ ข้อบังคับทางกฏหมายสูงกว่าทั้งหมดที่ทำมา กับน้องในทีม 4 คนที่เป็นระดับ Junior เกือบหมดแถมไม่ใช่คนไทยเลยสักคน ความหลากหลายทางเชื้อชาติ วัฒนธรรม และเป็นครั้งแรกที่ได้ทำงานด้วยกัน ได้ทำให้ผมยิ่งต้องระมัดระวังและวางแผนอย่างรอบคอบขึ้นไปอีก

โปรเจคเป็นโปรเจคระดับความมั่นคง ที่มีการเชื่อมโยงของระบบหลากหลายด้วยกัน และมีผู้ใช้งานหลากหลายอาชีพ หลากหลายเวลา และหลายหลายสภาพแวดล้อม ผมมีเวลา 3 อาทิตย์ในการส่งมอบงานออกแบบทั้งหมด 3 ระบบที่ทำงานร่วมกันและมีเวลา 2 อาทิตย์สำหรับงาน Design audit 2 ระบบ จำนวนงานไม่ใช่ปัญหา แต่เป็นความสามารถของทีมต่างหากที่ผมยังไม่รู้ ที่บริษัทนี้ผมเคยอยู่แต่โปรเจคใหญ่ๆที่มีระยะเวลานานหลายเดือน อย่างน้อย 6 เดือนอย่างมาก 2 ปี งานแบบนั้นเราทำให้เราประเมิณความสามารถในการส่งงานออก เพราะทำงานแทบจะรู้ใจกันแล้ว

2-3 อาทิตย์สำหรับระบบที่มีความซับซ้อนอย่างที่ว่าและมีความมั่นคงระดับประเทศเข้ามาเกี่ยว ทำให้ผมไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้มากเพียงพอ ไม่มีเวลาทำ User Interview หรือ User Testing ทุกอย่างต้องมากจากทำ Secondary research ล้วนๆ

สร้าง Expectation บนความเป็นจริง

ปัญหาในตอนแรกคือจำนวนงานที่จะสามารถส่งมอบได้

ผมมองมี่ปริมาณงานก่อน เพราะแน่นอนเรื่องคุณภาพเราต้องทำเต็มที่ตามความสามารถและเวลาที่มี แต่สิ่งที่ต้องตกลงก่อนเริ่มงานจริงๆ คือ งานมันเป็นยังไง และ Project team ต้องการอะไรแค่ไหน เราสามารถทำได้จริงแค่ไหน

ด้วยความที่งานเร่งมาก เราจึงต้อง เสนอแนวทางการทำงาน Work approach กับ Project team จากที่เคยทำออกแบบเป็น Sprint และ Sprint ละ 2 สัปดาห์ ไม่รวม Usabiity Testing, User research กลายเป็น 1 อาทิตย์ต่อ 1 Feature ผมจึงเสนอให้ Project team ทำการให้ลำดับความสำคัญ (Prioritize) ว่า  5-7 Screen ไหนสำคัญจากทั้งหมด 20-30 Screens จากนั้นเราจะทำ Hifielity แค่ 5-7 screens นั้น และจะทำ screens ที่เหลือส่วนใหญ่ในรูปแบบ Wireframe แทน โดยแผนของผมก็คือจะสร้าง Component ที่เป็น Master และ Instance ขึ้น ซึ่งจะทำให้เวลาแก้ไขอะไรที่ตัว Master ก็จะ Apply กับไปตัวอื่นๆทั้งหมด ทำให้เวลาแก้ไขจะช่วยประหยัดเวลามากขึ้น และเมื่อทำ Feature อื่นๆใน Sprint ถัดๆไปหากเจอ Design issue เราก็สามารถ Apply กับไป Sprint ก่อนๆได้ทันที

เปลี่ยนวิธีการให้ Requirement

สิ่งที่เป็นกับดักแรกที่น้องในทีมเจอก็คือ Focus กับ Wireframe, functionality ที่มีอยู่แล้วมากเกินไป

แน่นอนการทำให้มันสวยงามน่าใช้งานขึ้น นั้นเป็นสิ่งที่ถูกต้องตาม Scope of Work เป๊ะ เพราะทุกคนในทีมออกแบบเป็นมาทำตำแหน่ง Visual Designer หรือ UI designer  แต่ดีที่ 2 คนพอมีความรู้เรื่อง Interaction หรือ UX Design บ้าง ผมจึงค่อนข้างจะพึ่งพาทั้งสองคนนั้นในดูภาพรวมต่อจากผมอีกทีหนึ่ง แต่การทำแบบนั้นมันกำลังจะทำให้ Product ไม่ใช้สิ่งที่ผู้ใช้งานต้องการ

ผมเปลี่ยนวิธีสอบถาม Project team ตอนให้ Brief จาก Bullet point  เป็นการเล่าเรื่อง

ช่วยเล่าสถานการณ์ที่เกิดขึ้นตั้งแต่ก่อนคนจะรู้จัก Product หรือก่อนจะเกิดเหตุการณ์ที่ต้องใช้ Product ทำไมเค้าถึงต้องใช้ แล้วเค้าจะใช้มันอย่างไร ที่ไหน มีใครเกี่ยวข้องบ้าง และแต่ละคนที่เกี่ยวข้องมี Goal, Job-to-be-done อย่างไร อะไรบ้างที่อาจจะเป้น Motivation, Pain point ของเค้า เนื่องจาก Scope งานไม่ได้รวมไปถึงการทำ User Interview ทั้งหมดจึงต้องมากจากการเล่าเท่านั้น แต่ดีที่โปรเจคนี้หลายๆ Product ผู้ใช้งานจริงก็อยู่ในกลุ่มของลูกค้า หรือ Product owners Insight ที่ได้เลยค่อนข้างเชื่อถือได้

หลังจากที่เปลี่ยนวิธีให้ Brief เป็นการเล่าเรื่อง ผลที่ได้คือ เราเห็นภาพชัดเจนขึ้น เรารู้ว่าผู้ใช้งานต้องการอะไรแค่ไหน ทำให้เราสามารถเน้นบางอย่าง ซ่อนบางอย่าง หรือเอาบางอย่างออกได้ ผลก็คือ Product ที่ความซับซ้อนที่น้อยลง ดูใช้งานได้ง่ายขึ้น

ถอยหลังก้าวนึง

เนื่องจากตอนที่เริ่ม Project เค้าได้มีการทำ Screen หรือ User Interface มาบ้างแล้วตาม Requirement แต่ Requirement บอกถึงความสามารถของ Product ที่ทำได้แค่นั้น ไม่ได้บอกถึงความต้องการจริงๆของผู้ใช้งาน ผมให้ทีมถอยหลังหนึ่งก้าว จาก Screen ที่ได้มา มาเขียน Wireframe ใหม่แบบใหม่หมดจริง เริ่มจากผู้ใช้งาน ไม่ใช่เริ่มจากสิ่งที่มี แน่นอนมันทำให้งานเพิ่มขึ้น และอาจจะล่าช้า ผมมีการคุยกับ Project ไว้ก่อนแล้วว่าอาจมีความล่าช้าในช่วงแรก เพราะเราต้องทำงานวางแผน ศึกษา ทดลอง และปรับรูปแบบการทำงาน

จาก Wireframe ที่คิดจากผู้ใช้งาน มาทำ Quick Usability Audit กันในทีม หรือคือนั่งถกกันว่า Product มันจะใช้งานได้จริงหรือไม่ ตรงไหนที่อาจจะทำให้ผู้ใช้งานงง และหยุดใช้ไป โดยใช้ Heuristic evaluation และผมก็ได้ให้ทั้งสองทีม (UI Design และ UI Audit) แชร์ Progress และ Audit งานกันเอง

ผลลัพท์คือ ตอนขายงานให้กับ Project team มันราบรื่นมาก เพราะช่องโหว่ๆต่างๆถูกอุดถูกคิดไว้หมดแล้ว อย่างน้อยก็จากข้อมูลที่เราได้รับมา มันมีบางอย่างแหละที่อาจจะเพิ่งถูกตั้งประเด็นหรือถูกนำเข้ามา แต่เราก็สามารถจัดการมันได้โดย Delay แค่ 1 วัน

ได้ต่อสัญญาครั้งแรกออกไป 1 สัปดาห์

ดูเหมือนน้อยแต่ด้วยจำนวนคนในทีมกับค่าตัวก็เป็นเงินจำนวนนึงอยู่ มันทำให้ผมดีใจมาก นั้นแปลว่าเค้าไว้ใจเราให้ทำงานต่อแม้จะช่วงสั้นๆ โดยที่ทำงานออกแบบเพิ่มอีก 1 ระบบ

ยังไม่ทันได้เริ่มสัญญา Phase ใหม่ก็ได้ต่อสัญญาเพิ่มอีก 6 สัปดาห์ รวมเป็น 10 สัปดาห์ 

ก่อนนหน้านี้ผมมีแผนในใจแล้วแหละว่าจะขายความสามารถของทีม จากผลงานที่เห็นใน Sprint ที่ 1

12 Desktop screens, 12 Mobile adaptive screens และ Variation ต่างๆ รวมไปถึง Mini style guide ด้วย

Mini Style Guide ในที่นี้จะเป็นเหมือน Component style guide ในเรื่องของ ขนาด รูปแบบ ระยะต่างๆ สี รวมไปถึงสถานะ ซึ่งการสร้างสิ่งนี้ภายในระยะเวลาแค่ 1 สัปดาห์ด้วย Designer 2 คนมันยากพอสมควร แต่เราไม่ได้ตั้งเป้าจะสร้างเสร็จภายใน 1-2 Sprint แต่เราจะสร้างในเรื่อยๆตาม Component ที่ใช้จริงๆ

ด้วยความที่ Project team เห็นถึงปริมาณและคุณภาพงาน เค้าจึงได้ตัดสินใจทำเรื่องขอต่อสัญญาไปอีก 3 สัปดาห์ เป็น 4 สัปดาห์ แต่เสียดายที่ ทีมนึงต้องถูกยุบไปนั้นคือ Design Audit เพราะสิ่งที่เค้าต้องการจริงๆคืองานออกแบบ แม้ว่าผมจะพยายามขายเท่าไร แต่เหมือนด้วย Budget และ Timeline ที่ทีมยังไม่พร้อมจะให้ Requirement มันจึงออกมาเป็นแบบนี้

วางแผนสำหรับ Phase ใหม่ 6 สัปดาห์ข้างหน้า

ปัญหาที่พบตอนแรกๆคือการวางแผน เนื่องจาก Scope ถูกตั้งมาก่อนที่ผมจะเข้ามาทำ ทีมถูกเลือกมา ผมไม่ได้มีโอกาสเลือกเอง และนี่ก็เป็นครั้งแรกที่ทำงานร่วมกัน โดยไม่เคยรู้จักกันมาก่อน

ตอนนี้ผ่านไป 2 Sprint แล้วผมเริ่มรู้ถึงความเร็วและความสามารถของทีมจึงได้คิดระบบการประเมิณ Effort, Work load, Time เอาไว้สื่อสารวางแผนกับ Project team โดยเอาไอเดียมาจากหลายๆที่ ซึ่ง Project team ชอบมาก มันทำให้เค้าเอาไปวางแผนทางฝั่งเค้าได้ทันที ระบบนี้เรียกว่า Coin and Purchase system

Coin and Purchase system

ผมบอกเลยว่าไม่ใช่ไอเดียที่ใหม่อะไร แต่เกิดจากการมองโลกตามความเป็นจริง ตาม Capacity และ Capability ที่มีอยู่จริง โดยการเริ่มมองจาก ‘อัตราแลกเปลี่ยน’

อัตราแลกเปลี่ยนเกิดจากสถิติของการทำงานส่งได้นับเป็นจำนวน Screen ต่อ Designer ขณะนั้นที่มีสองคน ในระยะเวลาที่กำหนด (5-6 วัน)

จากนั่นก็เอาจำนวน Screens และ Deliverables อื่นๆมาเทียบเป็นจำนวน Coin ซึ่งเฉลี่ยนสมมุติให้เป็น 

2 Coins ต่อ 4 Key screens ต่อ 1 วัน และ 

2 Coins ต่อ 16 Variation ต่อ 1 วัน

ส่วน Mini Style Guide เราให้เป็นของแถม

นั้นคือ ถ้าคุณมี 5 coins เราจะสามารถส่งงานได้ 10 Key screens ใน 5 วัน หรือ 

4 Key screens กับ 8 Variation ใน 5 วัน 

เมื่อคุณมีหลายทีมคุณอาจจะมีอัตราแลกเปลี่ยนสกุลใหม่ หรืออาจจะผลักดัน Designer กลุ่มใหม่ที่อาจจะทำงานได้ช้ากว่าให้เร็วขึ้นเพื่อรักษาอัตราแลกเปลี่ยนไม่ให้มีความซับซ้อนก็ได้

จาก 2 Sprint ที่ผ่านมาผมเริ่มจะรู้ว่าต้องใช้ Coin ประมาณเท่าไร และจะซื้อได้กี่ Screen ผมก็สามารถให้ Project Team สามารถ Set Budget สำหรับ Sprint อื่นๆ ได้ซึ่ง 3 อาทิตย์ผมตีว่าต้องใช้ 15 Coins เพราะว่ามันถูก Limit ที่เวลาเป็นสำคัญ

ผมได้มีการทำตัวอย่างการประเมิณราคา  (ยังกับสถาปนิกทำประเมิณราคาก่อสร้าง😊) โดยการเอา Feature บางตัวมาทำงบประมาณ เช่นประมาณนี้งบเท่าไร 4-5 ตัว    ทำให้ Project team รู้ถึงแนวทางการประเมิณและสามารถเอาไปประเมิณเองได้ ก่อนที่ Requirement จริงๆในอนาคตจะมาถึงผมและทีม

ซึ่งท้ายสุดแล้วก็ต้องมาให้ทางผมและทีม Confirm อีกที แต่อย่างน้อยวิธีนี้ทำให้ Project team วางแผนและ Prioritize งานได้ ในขณะเดียวกัน ผมและ Design team ก็สามารถ Focus กับงานปัจจุบันได้โดยไม่ต้องกังวลว่า Sprint งานจะเยอะเกิน Capacity ตอนนี้ยังอยู่ในช่วง Sprint Planning อยู่ เดี่ยวผลเป็นยังไงจะมาเล่าให้ฟัง